Вмировой практике в качестве деловых поездок наиболее часто выступают: рабочие встречи (переговоры, совещания, заключения контрактов), а также инспекции работы представительств и филиалов. Как правило, инспекции – это наиболее сложные с точки зрения логистики проекты: выезды чаще всего происходят внутри страны, в промышленные центры с мало развитой инфраструктурой. Отсюда трудности, связанные с бронированием авиабилетов и подбором отелей. Бюджет такой поездки очень скромный и состоит из стоимости перелета и проживания с минимальными тратами на «командировочные нужды». О так называемых «представительских» расходах здесь обычно речи нет. Тем не менее в России это 90% всего объема бизнес-туризма. И в этом смысле ниша «рабочих региональных встреч» достаточно перспективна.
Напротив, бюджеты таких деловых выездов, как профессиональные и корпоративные мероприятия (семинары, конференции, выставки), как правило, достаточно высоки. В России эта ниша – в стадии активного роста. Для мотивационных поездок и конференций в последнее время все чаще практикуются выезды по популярным туристическим направлениям: Кипр, Турция, Восточная Европа, Таиланд. Если же это поездки на «высшем уровне», то тут возможны самые престижные и даже неожиданные направления. Например, сегодня топ-менеджеры крупных компаний предпочитают проводить встречи в аутентичных природных уголках с минимальным давлением «цивилизации». Для обучающих семинаров сейчас все больше выбирают Россию – от Калининграда до Владивостока, что соответствует расширяющейся географии бизнеса многих компаний.
Логистика ежедневных перемещений тысяч командированных – это занимательный квест.
Цель, как говорится, определяет средства. Если обычная турпоездка – вопрос кошелька, статуса и личных предпочтений самого путешественника, то в деловой поездке все решает работодатель. «За делового туриста, или, как у нас его принято называть, командированного, платит его работодатель, – напоминает Станислав Костяшкин, генеральный директор ЗАО «Континент Экспресс». – Именно он диктует все условия поездки. Куда бы ни отправлялся бизнес-турист, цель его вояжа неизменна – интересы компании-работодателя».
Обычно деловые маршруты бывают довольно сложными по логистике, порой напоминая пазл, в котором нужно совместить многоступенчатый перелет, визы, проживание, места деловых встреч и множество других нюансов.
И тут задача компании, организующей поездку, сделать все, чтобы командировка состоялась точно в срок и с максимальным комфортом для сотрудника.
Инициатор деловой поездки – юридическое лицо, а это значит – добро пожаловать в увлекательный мир отчетности, безналичных расчетов и закрывающих документов. Все эти документальные подробности призваны обеспечить максимальное правовое и финансовое соблюдение всех требований законодательства.
Главный признак эффективного и профессионально составленного бюджета бизнес-путешествия – соответствие расходов и целей поездки. Сам бизнес-турист четко делит текущие расходы на «личные» и «представительские». В некоторых западных компаниях действует практика кредитных карт, предоставляемых бизнес-путешественнику на время командировки. По возвращении сотрудник дает подробный отчет о произведенных тратах, и компания принимает решение, какие из них она считает возможным взять на себя. Мировая и российская практика показывает, что в целом бизнес-туристы тратят больше денег благодаря именно представительским расходам, которые в большинстве случаев могут быть приравнены к инвестициям (улучшение отношений с потенциальным клиентом, поддержание имиджа компании).
Бюджет сложных бизнес-поездок лучше всего доверить тревел-агентствам.
«Отчетность и аналитика – это основа управления тревел-политикой, – говорит г-н Костяшкин. – Для соблюдения баланса рентабельности затрат на деловые поездки используются специальные статистические и аналитические отчеты. На основании полученных данных компания строит свою тревел-политику на следующий период». Эту многоуровневую аналитику ведут для компаний-клиентов их профессиональные тревеллинговые агентства, а также Travel Management Companies (ТМС).
Именно от их четкой работы и слаженного сотрудничества с администрацией компании-заказчика зависит, насколько будут минимизированы затраты компании и снижен уровень стресса, испытываемого сотрудником от многочисленных командировок.
