Обычно такие командировки случаются раз в полгода или реже.
Но если компании необходимо орга-низовывать деловые поездки для
своих сотрудников или принимать бизнес-делегации регулярно, то
объемы работы по организации и оформлению таковы, что секретарь
просто физически не сможет с ними справляться. В этом случае выходов
два– увеличение штата сотрудников или обращение к профессионалам из TMC (Travel Management Company) – в компанию, специализирующуюся на организации деловых поездок.
Главное достоинство таких компаний– комплексный подход к
проекту. Благодаря целому штату профессиональных сотрудников
в области бронирования билетов, подбора отелей и оформления виз,
а также налаженным связям с поставщиками услуг(например, ж/д и
авиаперевозчики) TMC значительно сэкономят вам время и деньги, снизив стоимость расходов на деловые поездки, за счет профессиональной работы и специальных цен.
Немаловажно, чтоTMC предоставит вам«персонального менеджера». Это значит, что вам, как организатору поездки со стороны компании-клиента, по всем вопросам можно обращаться лишь к нему одному: персональный менеджер отвечает и за бронирование гостиницы, и за перелет, и за трансфер и любой другой вопрос, связанный с поездкой, а также документооборотом и бухгалтерской отчетностью по ней.
Кроме того, если объемы деловых поездок действительно велики,
некоторые TMC предлагают услугу имплант- и аутплант-офисов– фор-мат организации рабочего места для тревел-специалиста на территории заказчика или выделение отдельного сотрудника, работающего на территории тревел-агентства, но исключительно на конкретного
клиента. Всю пользу такой услуги смогут оценить только те компании, которые регулярно проводят по несколько выездов и встреч одновременно.
Естественно, за свою работу любое тревел-агентство берет сервисный сбор. Если говорит, что не берет, – не верьте. Это просто значит, что сумма вознаграждения «зашита» в стоимости билетов или иных услуг и проверить ценообразование клиенту будет очень непросто. Увы, в нашей стране до сих пор не очень принято платить за профессиональные услуги…
Но тут надо спокойно взвесить все«за» и«против», поняв, за что именно вы будете платить.
5 выгод от работы с ТМС
Экономия рабочего времени. TMC гарантирует полную организацию
деловой поездки«под ключ»: от оформления виз, бронирования
билетов и гостиницы до заказа столика на бизнес-ужин. Стабильная тревел-политика разрабатывается руководством компании с помощью тревел-агентства.
Определяя границы дорожного комфорта для разных уровней сотрудников, она снимает раз и навсегда все споры и конфликты
на этой почве. Ни секретарь, ни офис-менеджер не ответственны
более за амбиции сотрудников летать«бизнес-классом» – все
вопросы к тревел-политике.
Комфортная работа бухгалтерии клиента. TMC предоставит вашей
компании бухгалтерские отчеты именно в том виде, в каком вы их
запросите. Бухгалтерии не придется ничего«переделывать», «сводить» или«делать заново». Оптимизация ресурсов. Один договор с тревел-агентством заменяет все договоры со всеми поставщиками:
гостиницами, авиакомпаниями, транспортными компаниями и т.д.
Высокое качество услуги. Прямые контракты с авиакомпаниями
и гостиницами, автоматизация рабочего процесса, централизованная система контроля и многоуровневой отчетности– это и есть
гарантии тревел-услуг.
Кроме того, сотрудничество с ТМС действительно помогает экономить бюджеты деловых поездок. Причем средства экономии вполне реальные, но доступны исключительно профессионалам тревел-бизнеса. Вот несколько основных способов такой экономии. TMC всегда начинает работу с компанией-заказчиком с планирования и оптимизации бюджета деловых поездок на основании бизнес-задач и тревел-истории компании. TMC осуществляет четкий контроль над расходами, сводя до минимума так называемые«непредвиденные» расходы. TMC действует исключительно в рамках принятой тревел-политики клиента, контролируя ее соблюдение, что дает порядка 60% от общей
суммы экономии. TMC, как правило, используют собственную автоматизированную систему работы агентов и бухгалтерии, что минимизирует не только время обработки запроса и ошибки, связанные «человеческим фактором», но и позволяет экономить бюджетные средства.
И вот, пожалуй, самое важное: общаясь напрямую с авиакомпаниями и отелями на постоянной основе, TMC, безусловно, получают более
привлекательные условия за счет оптовых скидок.
Мировой опыт делового туризма давно и прочно утвердил TMC на
рынке: крупные и средние организации (не только зарубежные, но и
российские) уже давно сотрудничают с тревел-менеджмент-компания-ми, что позволяет им экономить до 10–15% тревел-бюджета
