Сегодня большинство компаний, будь это транснациональные гиганты или фирмы среднего бизнеса, работают в режиме тотальной экономии. Любая активность компании, если она не направлена на прямое повышение продаж, подвергается жесточайшему контролю со стороны департаментов, отвечающих за формирование бюджета.
собое внимание в этой связи уделяется тревел-бюджету – ведь с точки зрения объема это вторая статья затрат после расходов на аренду недвижимости и зарплаты сотрудникам. Как управлять тревел-бюджетом, как сделать затраты контролируемыми и эффективными? Для многих компаний, где отдел закупок приравнивает покупку бизнес-тревел-услуг к закупкам материальных товаров, это очень непростая задача.
Проблема в том, что для большинства компаний процесс управления тревел-бюджетом все еще сводится к оптимизации работы с поставщиками. То есть к механическому решению операционных задач.
С одной стороны, этот подход оправдан и понятен покупателям бизнес-тревел-услуг. Ведь грамотная «закупка» услуг бизнес-туризма – выбор предпочтительных поставщиков, проведение тендеров, заключение сделок, гарантирующих компании выгодные корпоративные тарифы, и многие другие задачи, так или иначе связанные с оптимизацией тревел-расходов, – все это действительно ведет к реальному сокращению расходов.
Однако сегодня «торговля скидками», или «менеджмент поставщиков», больше не удовлетворяет рыночным запросам и не гарантирует эффективной экономии в долгосрочной перспективе. Ведь если компании работают с оптимальными поставщиками и уже добились всех возможных скидок, то «падать» в цене дальше просто некуда, а значит, оптимизация бюджета на этом заканчивается.
Вывод напрашивается сам собой – необходим полный контроль процесса в целом и понимание, где и как можно экономить, как найти другие возможности сокращения тревел-расходов.
Также стоит принять во внимание и тот факт, что рынок меняется, меняются обстоятельства и возможности. В частности, в эпоху интернет-технологий деловой путешественник может сам, в собственном смартфоне найти для себя перелет более дешевый и удобный, чем тот, что предлагает тревел-менеджер и регламентирует тревел-политика. Именно поэтому бизнес-тревел-эксперты прогнозируют усиление «персонализации» деловых путешествий. А это влечет необходимость создания инструментов, способных контролировать и управлять уже не столько бизнес-тревелом, сколько бизнес-тревеллерами.
Очевидно, что игнорирование современных требований и тенденций неизбежно приводит к отставанию от рыночных реалий и, как следствие, к неконтролируемому скачку расходов, которые не компенсируют никакие специальные тарифы или скидки, предоставляемые поставщиками.
Все это становится дополнительным аргументом в пользу более широкого понимания тревел-менеджмента.
Современные бизнес-тревел-компании (ТМС) осознают, что «торговать скидками на поставщиков» по меньшей мере не очень профессионально, а по факту (это доказывается многими международными исследованиями) попросту убыточно. Бизнес-тревел – сложный процесс, включающий многоуровневые коммуникации, и главная его задача – разобраться в рыночных тенденциях и предложить компаниям такие эффективные инструменты, которые позволят четко планировать и контролировать расходы в постоянно меняющихся условиях.
Тревел-менеджмент по сути является сложным управленческим механизмом, который быстро и эффективно реагирует сразу на несколько факторов: 1) изменения рынка, 2) появление новых технологий (читай – новых сервисов, меняющих рынок), 3) общественные запросы (макротенденции, влияющие на инвестиционную привлекательность компании).
Естественно, чтобы обеспечить управление на таком глобальном уровне, невозможно ограничить тревел-менедж-мент только оптимизацией операционных задач. Необходимо понимать его как бизнес-модель, постоянно меняющуюся в зависимости от новых рыночных вводных. И, конечно, в этом случае тревел-менеджмент не может быть однажды «создан и запущен» – это процесс, работающий в режиме постоянного обновления.
Из чего состоит эта бизнес-модель и как обеспечить ее эффективное действие?
Основа эффективного тревел-менеджмента – сбор, обработка, анализ рыночных и корпоративных данных и предоставление этих данных в виде отчетности. Система исследований, представленная в отчетах разного уровня и направленности, позволяет каждой компании выработать собственную стратегию бизнес-тревела, именно ту, которая обеспечит возможность максимального контроля, а стало быть, и оптимизации бюджета.
И, как правило, при грамотном подходе именно на основании аналитики формируется и тревел-политика – краеугольный камень управления тревел-бюджетом.
Подробнее о других аспектах тревел-политики читайте в предыдущих номерах журнала за 2013 год.
