Лучшая импровизация та, которую заранее просчитали профессионалы.
«Повар делает компоты, летчик водит самолеты». А кто сможет «навскидку» ответить, чем занимается российский тревел-менеджер? На этот вопрос отвечает Наталия Новоселова, менеджер по корпоративным коммуникациям «Континент Экспресс».
Несмотря на то что эта специальность существует на рынке уже около 15 лет, о характере деятельности тревел-менеджеров даже среди профессионалов, сотрудников HR-отделов есть разноголосица. Какой функционал у этих специалистов? Зачем включать в штат дополнительную единицу, ведь билеты и гостиницу может и секретарь заказать? Даже на достаточно «продвинутых» рекрутинговых сайтах можно встретить весьма разноплановые должностные обязанности к позиции «тревел-менеджер» – вплоть до закупки канцтоваров. Попробуем прояснить ситуацию у экспертов компании «Континент Экспресс», более 16 лет развивающей именно тревел-менеджмент на рынке делового туризма.
– В небольших компаниях, где поездок немного, тревел-менеджер часто совмещает обязанности по организации делового туризма с административными функциями. Но в крупной компании с плотным графиком деловых поездок тревел-менеджер должен быть квалифицированным профессионалом, выполняющим важнейшие задачи коммуникации между тревел-агентством, поставщиками и собственной компанией, – считает замдиректора клиентского отдела компании «Континент Экспресс» Марина Азарова.
Профессиональная задача тревел-менеджера – в разработке и реализации тревел-политики своей компании в сотрудничестве с бизнес-тревел агентством. Ведь деловой туризм предполагает в том числе масштабные выездные бизнес-события, требующие обеспечения перелетов и расселения большого числа участников. Кто каким рейсом и классом летит? Какие выбирать номера для менеджеров разного уровня? Какой трансфер оптимален? Все эти вопросы формируют тревел-бюджет компании. Тревел-политика заключается в оптимизации средств, которые компания готова тратить на деловые поездки. Кто-то для поддержания имиджа готов увеличивать бюджет, кто-то, напротив, выбирает режим экономии, обеспечивая лишь необходимый уровень комфорта, без излишеств. И ориентироваться во всех этих нюансах должен именно тревел-менеджер.
Сформировать запрос компании, составить корректный бриф на реализацию бизнес-тревел проекта, провести грамотный тендер, чтобы получить оптимальное проектное предложение,– таковы базовые компетенции менеджера по туризму в крупной компании.
Какими профессиональными навыками должен обладать такой специалист?
По мнению Ирины Клубничкиной, менеджера по работе с ключевыми клиентами компании «Континент Экспресс», самое важное качество – умение эффективно выстроить коммуникацию между всеми вовлеченными в проект сторонами. Некомпетентность тревел-менеджера приводит к досадным недоразумениям, которые портят жизнь прежде всего ему самому. Но могут быть и более серьезные последствия.
Скажем, тревел-менеджер, в силу непонимания особеннотей рынка, сделал неправильные выводы з тендерных предложений агентств или не смог грамотно донести информацию до своего руководства. Что в итоге? – Выбрали недобросовестного поставщика, под удар поставлен весь проект и репутация компании. Конечно, сам тревел-менеджер переживает в этих условиях жесткий стресс, ведь он оказывается ответственным и за не вовремя поданные автобусы, и за качество завтраков в отеле, и за прочие детали, которые «неожиданно» оказались в зоне его компетенции.
Наибольшее количество драматичных фиаско связаны с выбором «не того» бизнес-тревел агентства. Сравнили стоимость услуг, и оказалось, что при прочих равных компания «Х» дает существенную скидку, работая при этом чуть ли не «в ноль». На самом деле уже один этот «альтруизм» должен насторожить: откуда такой «аттракцион неслыханной щедрости»? Только опытный и здравомыслящий специалист сможет не попасться на крючок «нулевых комиссионных» и задаться вопросом: а на чем, собственно, будет зарабатывать это агентство? Откуда ждать подвоха? Однако чаще всего от этих вопросов отмахиваются, очарованные пресловутым «0%». В итоге клиентам вместо пяти микроавтобусов, оптимально подходящих для трансфера на узких улицах старого города, подают два огромных автобуса, пригодных только на автострадах. Кто в ответе? Тревел-менеджер. Вместо ожидаемого завтрака – невнятный «ланч-бокс» с просроченным йогуртом и сомнительного вида яблоком. Виновного мы уже знаем. А ведь тревел-менеджер (зачастую под давлением службы закупок) хотел как лучше – экономил деньги компании!
Умение выбирать правильных подрядчиков приходит с опытом. И чтобы тревел-менеджеры имели возможность приобретать такой опыт не «в боях», набивая шишки, а на чужом опыте, ведущие тревел-агентства регулярно инициируют обучающие проекты: семинары, конференции, мастер-классы. В рамках этого профессионального пространства собираются поставщики бизнес-тревел услуг и компании-заказчики (в том числе в лице тревел-менеджеров), чтобы учиться видеть реперные точки проектов, понимать, как правильно читать тендерные предложения, как добиваться оптимального результата. «Только в таком взаимодействии мы можем прийти к цивилизованному прозрачному сообществу бизнес-тревел профессионалов, которое необходимо как компаниям заказчикам, так и поставщикам услуг», – уверена Марина Азарова.
