Путешествовать с одним кейсом удобнее, чем с дорожным чемоданом.
Наверняка многие считают, что если сотрудник компании направляется в поездку, то организовать ее не составит труда. Надо только обратиться в любое агентство и забронировать билет, гостиницу, трансфер, оформить визу, если необходимо, или сделать все самостоятельно. Так чем же отличаются туристические агентства и агентства делового туризма? Попытаемся разобраться.
На Западе к отрасли, обслуживающей деловые поездки корпоративных клиентов, применяют понятие business travel. В русском языке его используют как «деловой туризм» или «бизнес-туризм». Но определение «туризм» в данном случае неверно. Туризм – это отдых.
Бизнес-трэвел в России – молодая отрасль. Она начала формироваться в России 10–15 лет назад фактически с западных компаний, которые открывали офисы и представительства. Уровень сервиса, который требовали эти компании, был достаточно высок. Те первые турагентства, которые начинали их обслуживать, можно назвать пионерами, которые своими руками создавали новую отрасль в России и учились сами. Сегодня это крупные компании с достаточно большим оборотом.
Бизнес-трэвел-агентства организуют не только деловые поездки сотрудников компании, но и MICE-мероприятия: встречи, поощрительные поездки для сотрудников, дилеров и партнеров, посещение конференций и отраслевых мероприятий. Организация мероприятия для большого числа участников – сама по себе непростая задача, требующая четкой координации всех этапов подготовки и реализации. Проведение таких событий компании-заказчики доверяют компаниям, которые готовы реализовать проект от начала и до конца.
Сегодня «западные» стандарты бизнес-путешествий становятся все более привычными не только для VIР-путешественников.
Организуя командировки для корпоративных клиентов, бизнес-трэвел-агентство, по сути, выполняет функцию протокольного отдела клиента. Основная функция агентства – оптимизировать затраты на деловые поездки сотрудников. Правильный выбор услуг и заключение взаимовыгодных договоров с поставщиками, оптимизация процесса подачи заявки, оформления услуг и взаиморасчета, а главное, построение и четкое соблюдение трэвел-политики внутри компании ведут к сокращению расходов. Только на раннем бронировании авиабилетов (за 14 дней до поездки) можно сэкономить до 10–12% годового бюджета. И это на самом деле так.
Корпорации, имеющие многомиллионные трэвел-бюджеты, продолжают искать пути оптимизации. Организуя тендер, компания выбирает одного поставщика, который должен предоставлять полный перечень необходимых услуг. Бизнес-трэвел-агентство помогает корпоративному клиенту составить и внедрить трэвел-политику, организовать и провести тендеры с поставщиками, предоставлять статистику и управленческую отчетность, разрабатывать программу по контролю и отчетности по соблюдению правил внедренной политики, совместно разбирать претензии к поставщикам. По отчетам можно определить упущенную выгоду (например, если бы билет был забронирован заранее), кто из сотрудников нарушает принятую политику, оптимизировать будущие поездки. Разработанные профайлы о предпочтениях сотрудников клиентов-заказчиков помогают агенту быстро обработать заявку без дополнительных уточнений и вопросов. Хочется отметить, что все крупные бизнес-трэвел-агентства для поддержки своих клиентов оказывают услуги 24 часа.
Полет бизнес- классом может оказаться не дороже «эконома», если логистика просчитана и оптимизирована.
К сожалению, сегодня не так много крупных российских компаний могут подтвердить, что расходы на деловые поездки оптимизированы. Руководители затрудняются дать ответ, сколько было потрачено на командировки за последний год (квартал, месяц), соотнести расходы за прошлый и текущий год. Хочется верить, что, думая об упущенной прибыли в основной деятельности, они задумаются о потерях, которых можно было бы избежать при организации обслуживания деловых поездок сотрудников квалифицированными бизнес-трэвел-агентами.
Созданная Ассоциация агентств делового туризма (НП «БТАА») служит внутренней профильной площадкой для выстраивания отношений со всеми участниками рынка. БТАА объединяет ресурс участников для переговоров с поставщиками услуг и защиты солидарных интересов, проводит активную работу в рамках созданных рабочих групп, взаимодействует с госорганами и структурами отрасли. Ассоциация организует образовательные семинары, проводит совместные мероприятия с партнерами, участвует в профессиональных выставках и форумах в России и за рубежом. БТАА активно участвует в процессе становления нового законодательства в туристической отрасли.
